毕业生个人档案成"鸡肋" 切勿让档案变"死档"

    关键词: 毕业生 个人档案
    当南风吹起，校园里凤凰花开的时候，你就要远去……”这个时节，是毕业生们伤感的季节，跟母校告别，踏上社会，可是，许多毕业生却忽视了一样东西——档案！

    在中国，每个成年人都有一份个人档案，它像影子一样会陪伴你一生。然而由于种种原因，不少人对个人档案并没有足够的重视，“弃档”现象渐趋严重，特别是一些大中专院校的毕业生，对人事档案的关注更是呈逐年下降的趋势。记者采访中发现，一些毕业生办理档案托管只是“一托了之”，还有少数毕业生干脆自己保存，甚至个别毕业生对其“置之不理”，由此带来种种问题……
    应届生档案“下落不明”

    一些毕业生以为，像升学一样，签订了劳动合同之后，人事档案就会“自动”转到单位。2007届毕业生小王就是这样认为的，他毕业后在济南某单位工作。由于是本地人，毕业时不需要迁户口，他也就没有在意人事档案的去向。单位也一直没有提起转档案的事，小王也就想当然地认为：“我是本地人，不用迁户口，单位也不问我报到证和档案的事，可能是档案已经转好了。”目前，小王的报到证已经过期，档案自然也“下落不明”了。
    2005年毕业的赵双把档案忘得更彻底。她今年参加了济南市公务员考试，但这次一旦通过公务员考试，必须要提档。这时，她才意识到档案问题。毕业时根本就没管档案的事，如今自己的档案在哪里？自从烟台大学毕业后，她先后在济南几家公司做过业务员，公司从未要求她转档案，如今她该到哪里去找档案呢？
    市人事部门相关人士介绍，高校毕业生最容易出现三种档案问题：一是毕业时未办任何手续，任档案“自由飞翔”；二是虽然托管到了相关机构，但从此置之不理，只到用时才回头查找；三是留在自己手上。除高校毕业生，还有部分灵活就业人员的档案“酣睡”在托管机构，无人问津。
    据市人才服务中心工作人员介绍，人事档案一般包括十大类内容：1、履历材料；2、自传材料；3、鉴定、考核、考察材料；4、学历和评聘专业技术职务情况材料；5、政审材料；6、加入党团材料；7、奖励材料；8、违犯党纪、政纪、国法等材料；9、录用、任免、工资待遇、出国、退(离)休审批及各种代表会代表登记表等材料；10、其他供组织上参考的材料。
    这位工作人员告诉记者，在中国，即使在人力资源实现市场化配置后，人事档案依然有着不可替代的作用，它证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的轨迹，是具有使用价值和保存价值的文件材料。人事档案具有现实性、真实性和动态性的特点，是澄清个人问题的凭证。她提醒高校毕业生，档案看似一时用不到，但“弃档”会使个人的一些权益无法得到保障。
    首先，是影响个人利益。有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务，如办理社会保险、失业保险等。无论是在原单位供职的人，还是辞职后另求新职者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。
    其次，影响毕业生转正定级和工龄计算。很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄的计算。
    第三，耽误职称评定和工作调转。有的毕业生自大学毕业后，档案既没有提交单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续不全而受到影响；有人虽在毕业后把档案存到了人才服务机构，但没有及时办理就业手续，等到几年后调动工作时，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定级后才能正式调动。
    据了解，在我国目前的人事制度下，很多手续还是绕不开档案这一关的。“如婚育证明、出国政审等等，都需要人事档案。”这名工作人员最后说。

    找啊，找啊，找档案
    记者随机采访了几位市民，其中有三分之一的人表示，不知道自己的人事档案在哪里。一名大三的学生说：“在当今这个流动性的社会里，只要和用人单位签订合同就行了，档案的用处已经不大了。”更有市民表示：“档案现在有用吗？它爱到哪儿就到哪儿。”
    “原来没拿档案当回事儿，结果耽误了自己评职称。”日前，在某单位工作的小韩颇为苦恼地说。他大学毕业三年了，档案一直自己拿着，未往单位交，结果今年单位开始评职称，他因为档案没在单位，手续不全，只得比同时毕业的同学晚评一年。还有比小韩更“不幸”的，当需用档案时，压根就不知道档案在何方。怎么才能找到自己“遗失”的档案呢？
    据市人才服务中心相关负责人介绍，按国家档案相关规定，毕业生档案统一由所属高等院校的就业指导中心以机要的形式进行转递。转递流程如下，落实就业单位的毕业生：所在学校就业指导中心→就业单位人事主管部门；未落实就业单位的毕业生：所在学校就业指导中心→生源地人事主管部门。
    因此，毕业生查询档案的最简便方法便是从档案转递的源头即毕业学校的就业指导中心进行查询，或当地人事主管部门查询。
    切勿让档案变“死档”
    读者刘小姐来信表示：我是一名大学毕业生，工作已经两年了。去年底我们公司要求把档案转来，要上一些基本的社会保险。但是，由于毕业时没有找到合适的单位，所以我的户口、档案全部在自己手上。我听说这种情况下，我的档案就成了“死档”，我要想顺利把档案调回公司，现在能有效恢复吗？如果可以，我需要补办哪些手续呢？
    类似刘小姐这样的例子并不少见。市人事局工作人员表示，刘小姐的档案现在已经成了所谓的“死档”，她需要激活自己的档案。首先，她需要到所读的大学开具自己曾经就读的证明。如果她的户口当时没有迁离原户籍所在地，应拿学校开具的证明到户口所在地的人事局进行身份重新登记。如果户口当时随档案一并迁出，就需要到原来户口所在地查找当时的迁出证明。把所有有效证据拿到后，到原户籍所在地以及当地人事部门进行手续补办程序。该工作人员认为，由于档案问题比较复杂，情况不同，处理方法有别，最好亲自到人事部门进行仔细询问，因为人事部门不会接收断了档的人事档案。
    该工作人员提醒刚刚毕业的应届大学生，不管是什么原因，档案千万不能自己保存。
    如何避免“档案官司”
    近年来，没有上级主管单位的“新企业”越来越多，加上档案涉及职场人士许多切身利益以及劳动者维权意识的提高，“档案官司”开始出现了。职场人士如何才能维护自己的权利，避免“档案官司”呢？
    有关专家介绍了以下几个关键环节
    第一，不要让档案成为“死档”。要知道自己的档案保管在什么地方，其中特别要注意的是，委托人才服务机构保管的，必须保存好档案保管的证明，及时缴纳费用，不要让自己的档案成为“死档”。第二，处分材料入档须经本人认定。根据《流动人员档案管理规定》，档案中“收集的材料，必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案”，单位放入档案的材料，特别是对劳动者处理、处分的材料要求经本人签字认定。
    第三，劳动关系解除及时转移档案。根据国家有关档案转移的规定，在解除劳动关系后，单位必须在一个月内将该员工的档案转移到所在的街道、新的工作单位。因此当结束了前一个工作时，应当关心自己的档案是否及时转移到位，防止在调换工作中档案的丢失。
    第四，档案材料与事实不符，可要求单位认定并修改。如果发现单位在自己档案里塞进“黑货”侵犯了自己的就业等合法权利时，必须注重搜集足够的证据，并通过法律维护自己的合法权益。